جلسه های ضروری یا اتلاف زمان؟

امروز در یک جلسه در سطح بالای مدیران یک سازمان شرکت کردم که باعث شد به خود تلنگری بزنم که هروقت دچار موارد زیر شدم به خود تذکر دهم و از دیگران هم میخواهم به من و همدیگر یاداوری کنند (وقت من و شما بیشتر ازینا ارزش دارد!):

جلسه هدف نیست! در اکثر سازمانهای دولتی و وزارتخانه های ما جلسه تبدیل به هدف شده است. جلسه می گذاریم که جلسه بگذاریم و بارها و بارها دیده ام که از تعداد جلسات به عنوان شاخص عملکرد استفاده می شود. پس به خودم می گویم که هروقت خواستم جلسه ای را برگزار کنم به موارد زیر توجه کنم:

مخاطب کیست: در بیشتر جلساتی که شرکت کرده ام ارتباط خودم را با موضوع مورد بحث متوجه نشدم. به عنوان مثال در جلسه امروز بحث عملکرد یک واحد سازمانی مطرح بود که از قضا بسیار هم عملکرد چشم گیری داشت اما در تمام طول جلسه متوجه نشدم ارتباط عملکرد آن واحد ستادی با حوزه کاری من چیست؟ چه می شود در ابتدای هرجلسه و قبل از شروع صحبتهای خودمان برای خود و دیگران مشخص کنیم که صحبت هایمان چه ارتباطی با افراد حاضر در جلسه دارد و چرا آنها باید به این صحبتها گوش دهند؟ برای مخاطبانمان توضیح دهیم که چرا آن ها باید به صحبتهای ما گوش دهند و کجای ماجرا هستند!

هدف چیست: هدف جلسه و صحبتهای خود را به درستی تعریف کنیم و آن را برای مخاطبانمان توضیح دهیم. به عنوان مثال در جلسه امروز هرچه با خود فکر کردم دیدم که اگر تنها هدف جلسه آگاهي من و همکارانم از اعداد و ارقام یک واحد سازمانی بود، حضور من و همکارانم و گذراندن حدود سه ساعت در آن جلسه هزینه فرصت بی دلیلی بود که سازمان متحمل شد. اما به دلیل کیفی بودن مفهوم هزینه فرصت متوجه این ضرر نگردید. تمام آن مطالب را میتوانستیم در قالب یک پاورپوینت برای یکدیگر ارسال کنیم و در صورت نیاز به آن رجوع کنیم! در نتیجه قبل از هرجلسه به این بیاندیشیم که جلسه صرف رفتن هدف ما نیست وقت ما بیشتر ازینا ارزش دارد!

کوتاه ترین راه رسیدن به هدف چیست: در آخر نمیدانم چرا در فرهنگ سازمانی در ایران، بیشتر به معنی بهتر است. بعد از مشخص کردن مخاطب و هدف تمام تلاش خود را بکنیم که با کوتاه ترین روش ممکن مطالب رو به مخاطب انتقال دهیم! برای وقت خود و دیگران ارزش قائل باشیم. اگر بتوانیم عملکرد یک واحد بسیار بزرگ سازمانی را در خلاصه ترین حالت ممکن توضیح دهیم نشانه ی ضعف عملکرد ما نیست نشانه ی احترام به وقت خود و دیگران است و همه میدانیم که چقدر زمان بیشتری صرف خواهد شد که مطلبی ۲۰ صفحه ای به مطلبی دو صفحه ای تبدیل شود!وقت ما بيشتر ازينا ارزش دارد!

وقت مدیران دولتی حق الناس است! وظیفه من و شما اینست که از آن بهترین استفاده را بکنیم و بهره وری خود را افزایش دهیم. پس موارد بالا را به هم تذکر دهیم و از یکدیگر مطالبه کنیم!